한글 배포용 문서 해제 완벽정리 비밀번호분실 시 대처법과 편집가능 변환 꿀팁

 

예전에 만든 배포용 문서인데 암호가 기억나지 않아서 수정할 수 없나요. 혹은 참고용 자료인데 복사나 편집이 막혀 있어 답답한 상황인가요. 배포용 문서는 강력한 보안 기능이지만, 암호를 잊어버리면 작성자조차 편집할 수 없습니다. 하지만 몇 가지 우회 방법을 활용하면 내용을 활용할 수 있습니다.

암호를 알고 있다면 정식 해제가 간단합니다. 보안 탭에서 배포용 문서 해제 메뉴를 선택하고 암호를 입력하면 됩니다. 문제는 암호를 모를 때입니다. 공식적으로는 복구 방법이 없지만, PDF 변환이나 텍스트 복사 같은 우회 방법으로 내용을 활용할 수 있습니다. 지금부터 정석 해제법과 우회 방법을 모두 정리해드립니다.

암호가 기억나지 않을 때 생기는 문제

배포용 문서의 암호를 잊어버리면 편집이 완전히 불가능합니다. 문서를 열어서 내용을 읽을 수는 있지만, 상단 메뉴가 모두 비활성화되어 수정·삭제·추가가 안 됩니다. 보안 탭만 활성화되어 있지만, 암호를 모르면 편집 모드로 전환할 수 없습니다. 한컴오피스 공식 입장은 암호 분실 시 개발자도 복구할 수 없다는 것입니다.

암호는 문서 파일 내부에 SHA-256 같은 강력한 암호화 알고리즘으로 저장됩니다. 이는 복호화가 사실상 불가능한 방식이므로, 무작위 대입 공격으로 암호를 찾으려 해도 수십 년이 걸립니다. 일부 인터넷에서 암호 해제 프로그램을 광고하지만, 대부분 효과가 없거나 악성 코드일 가능성이 높습니다. 공식적으로 지원되지 않는 방법이므로 시도하지 않는 것이 안전합니다.

암호를 잊어버린 이유는 다양합니다. 몇 년 전에 만든 문서라 암호가 기억나지 않거나, 여러 암호를 섞어 쓰다가 어떤 암호를 사용했는지 헷갈리는 경우가 많습니다. 회사에서 퇴사한 직원이 만든 배포용 문서의 암호를 아무도 모르는 상황도 있습니다. 이런 경우 문서를 다시 만들어야 하는데, 시간과 노력이 많이 듭니다.

암호 분실을 예방하려면 암호 관리가 필수입니다. 암호는 종이에 적어서 안전한 곳에 보관하거나, 비밀번호 관리 앱을 사용하세요. 1Password, LastPass, Bitwarden 같은 앱은 암호를 안전하게 저장하며, 여러 기기에서 동기화할 수 있습니다. 또한 배포용 문서를 만들기 전에 원본 파일을 따로 백업해 두면, 암호를 잊어버려도 원본을 수정할 수 있습니다.

암호를 잊어버렸다고 해서 모든 것을 포기할 필요는 없습니다. 공식 해제는 불가능하지만, 우회 방법을 활용하면 내용을 활용할 수 있습니다. 예를 들어 복사 제한이 걸려 있지 않다면 텍스트를 복사해서 새 문서에 붙여넣을 수 있고, PDF로 변환한 뒤 다시 편집 가능한 형식으로 바꿀 수도 있습니다.

암호를 알 때 정식 해제하는 방법

암호를 알고 있다면 배포용 문서를 쉽게 해제할 수 있습니다. 배포용 문서를 열고 상단 메뉴에서 보안 탭을 클릭합니다. 보안 탭은 배포용 문서에서 유일하게 활성화되어 있는 메뉴입니다. 보안 탭을 클릭하면 배포용 문서 설정 변경 및 해제 메뉴가 보입니다. 이 메뉴를 선택하세요.

배포용 문서로 저장 대화상자가 열립니다. 하단에 암호 해제 항목이 있으며, 이를 선택하면 현재 암호란이 나타납니다. 현재 암호란에 설정했던 암호를 정확히 입력합니다. 암호는 대소문자를 구분하므로, 정확히 입력해야 합니다. 암호를 입력한 뒤 해제 버튼을 클릭하면 배포용 문서 속성이 즉시 제거됩니다.

해제 버튼을 누르면 일반 문서로 전환됩니다. 상단 메뉴의 편집 탭, 도구 탭, 표 탭이 모두 활성화되어 자유롭게 편집할 수 있습니다. 인쇄 제한과 복사 제한도 함께 해제되므로, 인쇄와 복사가 가능해집니다. 파일명에서도 배포용 문서 표시가 사라집니다. 해제 후에는 반드시 문서를 저장해야 변경 사항이 유지됩니다.

암호를 틀리게 입력하면 암호가 일치하지 않습니다라는 메시지가 뜹니다. 여러 번 시도해도 암호가 맞지 않으면 해제가 불가능합니다. 이런 경우에는 문서 작성자에게 암호를 문의하거나, 암호를 메모해 둔 곳을 찾아야 합니다. 암호 입력 횟수에 제한은 없으므로, 기억나는 암호를 모두 시도해볼 수 있습니다.

배포용 문서를 해제하지 않고 편집만 하려면 배포용 문서 편집 메뉴를 사용합니다. 보안 탭에서 배포용 문서 편집을 선택하고 암호를 입력하면 편집 모드로 전환됩니다. 이 상태에서 내용을 수정하고 저장하면 여전히 배포용 문서로 유지됩니다. 다시 열면 편집 기능이 잠긴 상태이므로, 다시 암호를 입력해야 편집할 수 있습니다.

단계	실행 내용	메뉴 위치
1단계	배포용 문서 열기	한글 프로그램 실행
2단계	보안 탭 선택	상단 메뉴 보안 클릭
3단계	설정 변경 및 해제	보안 탭 내 메뉴 선택
4단계	암호 입력	현재 암호란에 입력
5단계	해제 실행	해제 버튼 클릭
6단계	저장 완료	파일 저장하기

암호를 모를 때 복사 허용 여부 확인하기

암호를 모르는 배포용 문서를 받았다면 먼저 복사 제한 여부를 확인하세요. 배포용 문서는 인쇄 제한과 복사 제한을 선택적으로 설정할 수 있습니다. 복사 제한이 걸려 있지 않다면 내용을 복사해서 새 문서에 붙여넣을 수 있습니다. 문서를 열어서 Ctrl+A로 전체 선택을 시도해보세요. 선택이 된다면 복사가 허용된 상태입니다.

복사가 허용된 경우 Ctrl+C로 복사하고, 새 한글 문서를 열어 Ctrl+V로 붙여넣습니다. 텍스트와 이미지가 모두 복사되며, 표나 차트도 함께 붙여넣어집니다. 서식은 대부분 유지되지만, 일부 복잡한 서식은 깨질 수 있습니다. 붙여넣은 후에는 서식을 다시 정리하고, 일반 문서로 저장하면 편집 가능한 파일이 됩니다.

복사 제한이 걸려 있다면 드래그해서 선택은 되지만 복사가 안 됩니다. Ctrl+C를 눌러도 아무 반응이 없고, 우클릭 메뉴의 복사 항목도 비활성화되어 있습니다. 이런 경우에는 다른 우회 방법을 시도해야 합니다. 복사 제한이 걸렸다고 해서 내용을 활용할 방법이 전혀 없는 것은 아닙니다.

복사가 허용되었는지 확인하는 가장 쉬운 방법은 짧은 문장을 선택해서 복사를 시도하는 것입니다. 문서의 첫 문장을 드래그해서 Ctrl+C를 누른 뒤, 메모장이나 다른 프로그램에 붙여넣어 보세요. 붙여넣기가 되면 복사 제한이 없는 것이고, 안 되면 제한이 걸린 것입니다. 제한 여부를 확인한 후 적절한 방법을 선택하세요.

복사가 허용된 배포용 문서는 작성자가 내용 활용을 허용한다는 의미입니다. 참고 자료나 교육 자료는 복사를 허용하는 경우가 많습니다. 하지만 계약서나 공문처럼 원본 보호가 중요한 문서는 복사 제한이 걸려 있습니다. 복사가 허용되었더라도 저작권을 존중하고, 출처를 명시하며 사용하는 것이 윤리적입니다.

PDF로 저장 후 다시 편집하는 꿀팁

배포용 문서를 PDF로 변환하면 편집 가능성이 열립니다. 배포용 문서에서 인쇄 제한이 걸려 있지 않다면 PDF로 인쇄하는 방법을 사용할 수 있습니다. 한글 프로그램에서 파일 메뉴를 클릭하고 PDF로 저장하기를 선택합니다. 인쇄 제한이 없다면 이 메뉴가 활성화되어 있을 것입니다. PDF로 저장하면 배포용 문서의 보안 속성이 제거된 PDF 파일이 생성됩니다.

PDF 파일을 다시 한글로 변환하면 편집 가능한 문서가 됩니다. 한글 프로그램에서 상단 리본 메뉴 오른쪽에 있는 HWP로 변환하기 버튼을 클릭합니다. PDF 변환하기 대화상자에서 변환할 PDF 파일을 선택하고 변환 버튼을 누르면, 한글 문서로 변환됩니다. 변환된 문서는 일반 문서이므로 자유롭게 편집할 수 있습니다.

하지만 이 방법은 서식이 깨질 가능성이 있습니다. PDF로 변환하는 과정에서 원본 서식이 일부 손실되고, 다시 한글로 변환할 때도 레이아웃이 달라질 수 있습니다. 특히 표나 이미지가 많은 문서는 변환 후 정리가 필요합니다. 단순 텍스트 중심 문서는 비교적 잘 변환되지만, 복잡한 문서는 수작업이 많이 필요할 수 있습니다.

인쇄 제한이 걸려 있다면 PDF로 저장 메뉴 자체가 비활성화되어 있습니다. 이런 경우에는 스크린샷으로 화면을 캡처한 뒤 OCR 프로그램으로 텍스트를 추출하는 방법을 사용할 수 있습니다. 하지만 이는 시간이 많이 걸리고 정확도가 떨어지므로, 가능하면 작성자에게 암호를 요청하는 것이 좋습니다.

PDF 변환 방법은 한글 2018 이상 버전에서 잘 작동합니다. 구버전에서는 PDF 변환 기능이 제한적이거나 없을 수 있으므로, 최신 버전으로 업데이트하는 것이 좋습니다. 한컴오피스는 공식 홈페이지에서 무료 체험판을 제공하므로, 필요하면 체험판을 설치해서 사용할 수 있습니다.

알PDF와 이지피디에프 활용한 변환

PDF로 저장한 배포용 문서를 다시 편집하려면 PDF 편집 프로그램이 유용합니다. 알PDF는 국내에서 가장 많이 사용되는 무료 PDF 편집 프로그램입니다. PDF 파일을 알PDF로 열면 텍스트를 직접 수정할 수 있습니다. 편집 탭에서 텍스트 편집 도구를 선택하고, 수정하고 싶은 부분을 클릭해서 입력하면 됩니다.

알PDF의 OCR 기능을 사용하면 이미지로 된 텍스트도 편집할 수 있습니다. 스크린샷으로 캡처한 문서나 스캔한 문서는 이미지 형태이므로 직접 편집이 안 됩니다. 하지만 OCR 기능을 실행하면 이미지 속 텍스트를 인식해서 편집 가능한 텍스트로 변환합니다. 변환 정확도는 문서의 품질에 따라 다르지만, 대부분 90% 이상 인식합니다.

이지피디에프도 PDF 편집에 유용한 프로그램입니다. 이지피디에프는 PDF를 워드나 한글로 변환하는 기능이 강력합니다. PDF 파일을 이지피디에프로 열고, 파일 메뉴에서 변환을 선택한 뒤 한글 문서로 변환을 클릭하면 됩니다. 변환된 한글 문서는 편집 가능한 상태이므로, 원하는 대로 수정할 수 있습니다.

온라인 PDF 변환 사이트도 많이 있습니다. Smallpdf, iLovePDF 같은 사이트는 PDF를 워드나 한글로 변환하는 기능을 무료로 제공합니다. 파일을 업로드하고 변환 버튼을 누르면 몇 초 만에 변환된 파일을 다운로드할 수 있습니다. 하지만 온라인 사이트는 보안이 중요한 문서에는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 업로드한 파일이 서버에 남을 수 있기 때문입니다.

PDF 편집 후에는 다시 한글 문서로 저장하는 것이 좋습니다. 알PDF나 이지피디에프에서 편집한 내용을 저장한 뒤, 한글 프로그램으로 열어서 최종 확인합니다. 서식이 깨진 부분은 수작업으로 정리하고, 이미지나 표가 제대로 배치되었는지 확인합니다. 최종 점검 후 일반 한글 문서로 저장하면 편집 가능한 파일이 완성됩니다.

한글 배포용 문서 변환기 OpenHWP 사용법

OpenHWP는 배포용 문서를 일반 문서로 변환하는 온라인 도구입니다. 암호 없이도 배포용 속성을 제거할 수 있어 많은 사람들이 사용합니다. OpenHWP 사이트에 접속하면 파일 선택 버튼과 변환 버튼이 보입니다. 파일 선택 버튼을 클릭하고 배포용 문서를 선택한 뒤 변환 버튼을 누르면 됩니다.

변환은 몇 초 안에 완료됩니다. 변환이 끝나면 다운로드 링크가 나타나며, 클릭하면 일반 문서로 변환된 파일을 받을 수 있습니다. 변환된 문서를 열어보면 상단 메뉴가 모두 활성화되어 있고, 자유롭게 편집할 수 있습니다. 인쇄 제한과 복사 제한도 모두 해제되어 있습니다.

하지만 OpenHWP는 한글 2014~2016 버전에서 가장 잘 작동합니다. 한글 2018 이상 버전에서는 변환이 실패하는 경우가 있습니다. 최신 버전일수록 보안이 강화되어 변환이 어려울 수 있습니다. 변환 시도 후 오류가 발생하면 다른 방법을 사용해야 합니다. OpenHWP는 무료 도구이므로 성공률이 100%는 아닙니다.

OpenHWP 외에도 배포용 문서 변환 프로그램이 여러 개 있습니다. OpenHwpExe.exe는 프로그램 형태로 제공되는 변환 도구입니다. 다운로드 후 압축을 풀고 실행하면 변환 인터페이스가 나타납니다. 파일 선택 버튼을 클릭하고 배포용 문서를 선택한 뒤 변환 버튼을 누르면, 일반 문서로 변환된 파일이 저장됩니다.

이런 변환 도구를 사용할 때는 보안에 주의해야 합니다. 중요한 문서는 온라인 사이트에 업로드하지 않는 것이 좋습니다. 업로드한 파일이 서버에 남거나 유출될 위험이 있기 때문입니다. 가능하면 프로그램 형태의 도구를 다운로드해서 로컬 환경에서 변환하는 것이 안전합니다. 변환 후에는 파일을 확인하고 바이러스 검사를 실행하는 것도 좋습니다.

문서 끼워넣기 기능의 제한 사항

과거에는 문서 끼워넣기 기능을 이용해 배포용 문서의 내용을 가져올 수 있었습니다. 입력 탭에서 문서 끼워넣기를 선택하고 배포용 문서를 지정하면, 내용이 새 문서로 복사되는 방식이었습니다. 하지만 한글 2020 이후 버전부터는 이 기능이 막혔습니다. 배포용 문서를 끼워넣으려고 하면 오류 메시지가 뜨거나 아무 내용도 삽입되지 않습니다.

한컴오피스가 이 기능을 막은 이유는 보안 강화 때문입니다. 배포용 문서의 목적은 내용을 보호하는 것인데, 문서 끼워넣기로 쉽게 우회할 수 있다면 보안이 무의미해집니다. 따라서 최신 버전에서는 배포용 문서를 끼워넣을 수 없도록 제한했습니다. 구버전을 사용하는 사람만 이 방법을 시도할 수 있습니다.

한글 2010이나 2014 같은 구버전을 사용한다면 문서 끼워넣기를 시도해볼 수 있습니다. 새 한글 문서를 열고 입력 탭에서 문서 끼워넣기를 선택합니다. 배포용 문서를 선택하고 삽입 버튼을 누르면 내용이 새 문서로 복사됩니다. 복사된 내용은 일반 텍스트 형태이므로 편집 가능합니다. 하지만 서식이나 이미지는 제대로 복사되지 않을 수 있습니다.

최신 버전을 사용하는 사람은 이 방법을 포기하고 다른 우회 방법을 사용해야 합니다. PDF 변환이나 복사 허용 여부 확인이 더 실용적입니다. 문서 끼워넣기는 과거에 유효했던 방법일 뿐, 현재는 작동하지 않는다는 점을 명심하세요. 인터넷에 오래된 정보가 많아 헷갈릴 수 있으니 주의해야 합니다.

구버전을 설치해서 문서 끼워넣기를 시도하는 것은 권장하지 않습니다. 구버전은 보안 업데이트가 중단되어 취약점이 많으며, 최신 운영체제와 호환되지 않을 수 있습니다. 또한 저작권이 있는 문서를 무단으로 변환하는 것은 법적 문제가 될 수 있으므로, 반드시 작성자의 동의를 받아야 합니다.

자동 저장 파일로 암호 전 상태 복구하기

한글 프로그램은 작업 중 자동으로 임시 파일을 저장합니다. 배포용 문서로 설정하기 전에 자동 저장된 파일이 남아 있다면, 암호 없이 편집할 수 있습니다. 자동 저장 파일은 C Users 사용자이름 AppData Roaming HNC Hwp Autosave 경로에 저장됩니다. 이 폴더를 열어서 해당 문서의 자동 저장 파일이 있는지 확인하세요.

자동 저장 파일은 파일명 끝에 날짜와 시간이 표시되어 있습니다. 예를 들어 문서.hwp_20251130_093000.bak 같은 형식입니다. 이 파일을 한글 프로그램으로 열면 암호가 걸리기 전 상태로 열립니다. 최신 내용은 포함되지 않을 수 있지만, 암호 없이 편집할 수 있으므로 유용합니다. 열린 파일을 다른 이름으로 저장하면 일반 문서가 됩니다.

자동 저장 간격은 한글 프로그램 설정에서 조정할 수 있습니다. 도구 메뉴에서 환경 설정을 선택하고, 파일 탭에서 자동 저장 간격을 확인하세요. 기본값은 10분이지만, 5분이나 3분으로 줄이면 더 자주 저장됩니다. 자동 저장 기능이 꺼져 있다면 켜두는 것이 좋습니다. 갑작스러운 프로그램 종료나 정전 시에도 작업 내용을 복구할 수 있습니다.

자동 저장 파일을 찾을 수 없다면 다른 방법을 시도해야 합니다. 자동 저장은 문서가 열려 있는 동안만 작동하므로, 배포용으로 저장하고 바로 닫았다면 자동 저장 파일이 없을 수 있습니다. 또한 자동 저장 파일은 일정 기간이 지나면 자동으로 삭제되므로, 오래된 문서는 찾기 어렵습니다. 자동 저장 파일을 찾았다면 즉시 백업해 두세요.

자동 저장 파일 복구 방법은 암호 분실 시 가장 현실적인 대안입니다. 다른 우회 방법은 서식이 깨지거나 시간이 많이 걸리지만, 자동 저장 파일은 원본 그대로 유지됩니다. 평소에 자동 저장 기능을 활성화해 두고, 중요한 문서는 자동 저장 간격을 짧게 설정하는 습관을 들이세요.

타인 저작물 무단 수정 시 법적 책임

배포용 문서를 우회 방법으로 편집할 수 있다고 해서 무분별하게 사용해서는 안 됩니다. 타인이 작성한 문서를 허락 없이 수정하는 것은 저작권 침해에 해당할 수 있습니다. 저작권법은 저작자의 동의 없이 저작물을 변경하거나 복제하는 행위를 금지합니다. 배포용 문서로 설정했다는 것은 작성자가 편집을 원하지 않는다는 의사 표시입니다.

저작권 침해로 적발되면 민사상 손해배상과 형사처벌을 받을 수 있습니다. 저작권법 제136조에 따르면 저작권을 침해한 자는 5년 이하의 징역 또는 5,000만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다. 회사에서 타인의 제안서나 보고서를 무단으로 수정해서 사용하는 것도 저작권 침해입니다. 법적 문제뿐 아니라 직장 내 신뢰도 문제도 발생할 수 있습니다.

우회 방법은 본인이 작성한 문서의 암호를 잊어버렸을 때만 사용해야 합니다. 본인 문서라도 회사 소유라면 회사의 승인을 받아야 합니다. 예를 들어 퇴사한 직원이 만든 배포용 문서를 현 직원이 임의로 편집하면 문제가 될 수 있습니다. 반드시 상급자의 승인을 받고, 문서 이력을 남겨야 합니다.

타인의 문서를 참고용으로만 사용하는 것은 문제가 되지 않습니다. 배포용 문서를 열어서 내용을 읽고 학습하는 것은 허용됩니다. 복사 제한이 걸려 있지 않다면 인용 출처를 명시하고 일부 내용을 인용하는 것도 가능합니다. 하지만 전체 내용을 복사해서 본인이 작성한 것처럼 사용하면 표절에 해당합니다.

암호를 모르는 배포용 문서를 편집해야 하는 정당한 사유가 있다면, 먼저 작성자에게 연락하세요. 작성자가 회사를 떠났거나 연락이 안 된다면 법무팀이나 IT 부서에 문의해서 공식적인 절차를 밟아야 합니다. 임의로 우회 방법을 사용하는 것은 나중에 문제가 될 수 있으므로, 투명하게 처리하는 것이 좋습니다.

배포용 문서 해제 시 윤리적 고려사항

배포용 문서를 해제하거나 우회하는 행위는 기술적으로 가능할 수 있지만, 윤리적으로 신중해야 합니다. 작성자가 배포용으로 설정한 이유를 존중해야 합니다. 공식 문서, 계약서, 법률 문서는 원본 무결성이 중요하므로 함부로 수정해서는 안 됩니다. 수정이 필요하다면 작성자나 관련 부서의 공식 승인을 받아야 합니다.

회사에서 배포용 문서를 관리할 때는 문서 관리 정책을 수립하는 것이 좋습니다. 배포용 문서의 암호는 IT 부서나 법무팀에서 통합 관리하고, 필요 시 권한자만 해제할 수 있도록 해야 합니다. 암호를 개인이 마음대로 설정하면 퇴사 후 문제가 생길 수 있으므로, 회사 차원에서 관리하는 것이 안전합니다.

교육 기관에서는 학생들에게 배포용 문서의 의미를 교육해야 합니다. 배포용 문서는 저작권 보호와 문서 무결성 보호를 위한 정당한 기술이며, 이를 우회하는 것은 윤리적으로 문제가 될 수 있다고 가르쳐야 합니다. 필요한 경우 교사나 교수에게 요청해서 편집 가능한 버전을 받는 것이 올바른 방법입니다.

개인 사용자는 배포용 문서를 만들 때 암호를 안전하게 관리해야 합니다. 암호를 잊어버리면 본인도 편집할 수 없으므로, 암호 관리 앱이나 안전한 메모장에 저장하세요. 또한 원본 파일을 따로 백업해 두면, 암호를 잊어버려도 원본을 수정할 수 있습니다. 배포용은 외부 배포용으로만 사용하고, 본인 편집용은 일반 문서로 보관하세요.

우회 방법을 공유할 때는 법적 책임에 대한 경고를 함께 제공해야 합니다. 블로그나 유튜브에서 배포용 문서 해제 방법을 소개할 때는 본인 문서에만 사용해야 하며, 타인의 문서를 무단으로 수정하면 저작권 침해가 될 수 있다고 명시해야 합니다. 기술은 중립적이지만 사용자의 의도에 따라 문제가 될 수 있으므로, 윤리적 사용을 강조해야 합니다.

암호 분실 예방을 위한 최선의 방법

암호 분실을 예방하는 가장 좋은 방법은 암호 관리입니다. 비밀번호 관리 앱을 사용하면 모든 암호를 안전하게 저장하고, 필요할 때 쉽게 찾을 수 있습니다. 1Password, LastPass, Bitwarden 같은 앱은 암호를 암호화해서 저장하며, 마스터 비밀번호 하나만 기억하면 됩니다. 여러 기기에서 동기화되므로 어디서든 암호를 확인할 수 있습니다.

암호를 종이에 적어서 보관하는 것도 좋은 방법입니다. 종이는 해킹당할 위험이 없으며, 안전한 곳에 보관하면 분실 위험도 적습니다. 금고나 잠금장치가 있는 서랍에 보관하세요. 암호를 적을 때는 문서명과 함께 적어서 나중에 어떤 문서의 암호인지 알 수 있도록 합니다. 예를 들어 계약서_배포용 qwer1234 이런 식으로 적습니다.

회사에서는 암호 통합 관리 시스템을 도입하는 것이 좋습니다. IT 부서에서 배포용 문서의 암호를 중앙에서 관리하고, 권한자만 접근할 수 있도록 합니다. 직원이 퇴사할 때는 해당 직원이 만든 배포용 문서의 암호를 인수인계받고, 필요하면 암호를 변경합니다. 이렇게 하면 암호 분실로 인한 업무 공백을 방지할 수 있습니다.

배포용 문서를 만들기 전에 원본 파일을 백업하는 것도 중요합니다. 일반 문서 상태로 백업해 두면, 암호를 잊어버려도 원본을 수정할 수 있습니다. 백업은 외장 하드나 클라우드 저장소에 보관하고, 파일명에 원본이라고 표시해 두세요. 예를 들어 계약서_원본.hwp와 계약서_배포용.hwp로 나눠서 저장하는 식입니다.

암호를 정기적으로 변경하는 것은 보안에 도움이 되지만, 분실 위험도 높입니다. 배포용 문서의 암호는 자주 변경할 필요가 없으므로, 한 번 설정한 암호를 계속 사용하는 것이 실용적입니다. 다만 암호가 유출되었거나 여러 사람이 알고 있다면 변경하는 것이 좋습니다. 변경 후에는 반드시 새 암호를 기록해 두세요.

배포용 문서 대신 사용할 수 있는 대안

배포용 문서 외에도 문서를 보호하는 방법은 여러 가지가 있습니다. PDF 파일로 변환해서 배포하는 것이 가장 일반적입니다. PDF는 한글 프로그램이 없어도 열 수 있으며, 암호와 인쇄 제한을 설정할 수 있습니다. Adobe Acrobat이나 알PDF를 이용하면 PDF에 보안을 설정할 수 있습니다. PDF 암호를 잊어버려도 한글 원본이 있으면 다시 만들 수 있으므로 관리가 편리합니다.

읽기 전용 파일 속성을 사용하는 것도 간단한 방법입니다. 파일 탐색기에서 파일을 우클릭하고 속성을 선택한 뒤, 읽기 전용 항목을 체크하면 됩니다. 하지만 이 방법은 보안이 약하므로, 중요한 문서에는 적합하지 않습니다. 실수로 수정하는 것을 방지하는 정도의 기능입니다.

DRM 솔루션을 도입하면 강력한 보안을 적용할 수 있습니다. DRM은 문서 열람 권한을 서버에서 관리하므로, 권한이 없는 사람은 문서를 열 수 없습니다. 기업 환경에서는 Fasoo, MarkAny 같은 DRM 솔루션을 많이 사용합니다. 하지만 DRM은 비용이 많이 들고 관리가 복잡하므로, 대기업이나 공공기관에 적합합니다.

클라우드 저장소의 공유 권한 기능을 활용하는 것도 좋습니다. Google Drive, OneDrive, Dropbox 같은 클라우드는 파일을 공유할 때 편집 권한을 제한할 수 있습니다. 읽기 전용으로 공유하면 받은 사람은 내용을 보기만 하고 수정할 수 없습니다. 클라우드는 버전 관리도 지원하므로, 잘못 수정된 경우 이전 버전으로 복원할 수 있습니다.

워터마크를 삽입하는 것도 문서 보호에 도움이 됩니다. 한글의 배경 탭에서 워터마크를 추가하면 문서 전체에 기밀이나 사본 같은 텍스트가 표시됩니다. 워터마크는 문서가 복사본임을 명확히 나타내므로, 원본과 사본을 구분하는 데 유용합니다. 워터마크는 인쇄해도 함께 출력되므로 종이로 유출돼도 확인할 수 있습니다.

공식 참고 링크 안내

• 한컴오피스 공식 홈페이지
• 한글 배포용 문서 변환기 OpenHWP
• 한글과컴퓨터 고객지원센터
• 위키백과 한글과컴퓨터
• 나무위키 한글과컴퓨터

배포용 문서의 암호를 잊어버리면 공식적으로 복구할 방법이 없습니다. 하지만 복사 허용 여부를 확인하거나 PDF로 변환하는 우회 방법으로 내용을 활용할 수 있습니다. 암호 분실을 예방하려면 비밀번호 관리 앱을 사용하고, 원본 파일을 백업해 두세요. 타인의 문서를 무단으로 수정하면 저작권 침해가 될 수 있으므로, 반드시 작성자의 동의를 받아야 합니다.