.jpg "한글 배포용 문서 설정 완벽정리 인쇄제한부터 암호변경까지 문서보안 가이드")
공들여 작성한 보고서가 누군가의 손에서 임의로 수정되어 배포된다면 어떨까요. 계약서나 제안서의 핵심 내용이 무단으로 복사되어 유출된다면 말입니다. 한글의 배포용 문서 설정 기능은 이런 상황을 완벽히 차단합니다. 수정은 물론 인쇄와 복사까지 제한할 수 있으며, 암호를 아는 사람만 편집할 수 있습니다.
많은 직장인과 교사들이 배포용 문서 기능을 알면서도 설정 방법을 헷갈려 합니다. 쓰기 암호와 배포용 암호의 차이가 무엇인지, 인쇄 제한을 걸면 어떻게 보이는지, 암호를 잊어버리면 어떻게 되는지 궁금해합니다. 지금부터 한글 배포용 문서의 모든 것을 단계별로 정리해드립니다.
배포용 문서가 꼭 필요한 이유
배포용 문서는 내가 작성한 문서를 다른 사람이 함부로 수정할 수 없도록 보호하는 기능입니다. 회사에서 만든 공식 서식, 학교에서 배포하는 가정통신문, 계약서, 견적서처럼 원본이 훼손되면 안 되는 문서에 필수적입니다. 일반 문서로 배포하면 받은 사람이 내용을 바꾸고 마치 원본인 것처럼 재배포할 위험이 있습니다.
예를 들어 회사의 인사발령 공문을 일반 문서로 보냈는데, 누군가 직급이나 발령 부서를 수정해서 다른 부서에 보낸다면 큰 혼란이 생깁니다. 학교에서 보낸 가정통신문의 날짜나 장소를 학부모가 임의로 수정한다면 오해가 발생합니다. 배포용 문서로 설정하면 이런 문제를 원천 차단할 수 있습니다.
배포용 문서의 가장 큰 특징은 읽기는 가능하지만 편집이 불가능하다는 점입니다. 문서를 열면 상단 메뉴가 모두 비활성화되어 수정, 삭제, 추가가 안 됩니다. 인쇄 제한을 걸면 인쇄 버튼도 사라지고, 복사 제한을 걸면 드래그해서 복사하는 것도 막힙니다. 암호를 아는 사람만 보안 탭에서 편집 모드로 전환할 수 있습니다.
단순히 읽기 전용 파일 속성과는 다릅니다. 읽기 전용은 파일 우클릭 후 속성에서 체크 박스 하나만 풀면 바로 수정이 가능합니다. 하지만 배포용 문서는 암호를 입력해야만 편집할 수 있으므로 보안성이 훨씬 높습니다. 읽기 전용은 실수로 수정하는 것을 방지하는 수준이고, 배포용 문서는 의도적인 변조를 막는 강력한 보안 장치입니다.
배포용 문서는 저작권 보호에도 유용합니다. 교육 자료나 강의 교안을 배포할 때 내용이 무단으로 복사되는 것을 막을 수 있습니다. 회사의 영업 기밀이 담긴 제안서를 거래처에 보낼 때도 내용이 유출되지 않도록 보호할 수 있습니다. 물론 스크린샷으로 찍으면 막을 수 없지만, 기본적인 복사와 편집은 완벽히 차단됩니다.
배포용 문서 설정하는 3단계 절차
배포용 문서를 설정하는 방법은 간단합니다. 먼저 보호하고 싶은 한글 문서를 엽니다. 상단 메뉴에서 보안 탭을 클릭하면 여러 보안 옵션이 나타납니다. 그중에서 배포용 문서로 저장 아이콘을 선택합니다. 이 아이콘은 자물쇠 모양으로 표시되어 있어 쉽게 찾을 수 있습니다.
클릭하면 배포용 문서로 저장 대화상자가 열립니다. 여기서 암호 설정 항목에 비밀번호를 입력합니다. 암호는 최소 5자 이상이어야 하며, 영문 대소문자와 숫자를 섞어 사용하는 것이 안전합니다. 암호 확인란에 같은 암호를 다시 입력해서 오타가 없는지 확인합니다. 암호를 잊어버리면 본인도 문서를 수정할 수 없으므로 반드시 메모해 두세요.
암호 입력 아래에는 선택 저장 옵션이 있습니다. 인쇄 제한과 복사 제한 항목이 기본으로 체크되어 있습니다. 두 항목 모두 체크하면 인쇄도 안 되고 복사도 안 됩니다. 만약 인쇄는 허용하고 싶다면 인쇄 제한 체크를 해제하세요. 복사는 막고 싶다면 복사 제한은 그대로 둡니다. 설정을 완료했으면 저장 버튼을 클릭합니다.
저장하면 파일명 옆에 배포용 문서라는 표시가 나타납니다. 문서를 닫았다가 다시 열어보면 상단 메뉴의 편집 탭이 모두 비활성화된 것을 확인할 수 있습니다. 도구 탭, 표 탭, 입력 탭도 모두 회색으로 변하며 클릭해도 작동하지 않습니다. 오직 보안 탭만 활성화되어 있으며, 여기서 배포용 문서 편집 메뉴를 선택해야 암호 입력 창이 뜹니다.
배포용 문서로 저장된 파일을 다른 사람에게 보낼 때는 이메일이나 메신저로 첨부하면 됩니다. 받은 사람은 파일을 열어서 내용을 읽을 수 있지만, 수정하거나 복사할 수 없습니다. 인쇄 제한을 걸었다면 인쇄 버튼도 눌리지 않습니다. 암호를 알려주지 않는 한 그 누구도 문서를 변경할 수 없습니다.
| 단계 | 실행 내용 | 메뉴 위치 |
|---|---|---|
| 1단계 | 문서 열기 | 한글 프로그램 실행 |
| 2단계 | 보안 탭 선택 | 상단 메뉴 보안 클릭 |
| 3단계 | 배포용 문서로 저장 | 자물쇠 아이콘 선택 |
| 4단계 | 암호 입력 | 5자 이상 암호 설정 |
| 5단계 | 옵션 선택 | 인쇄·복사 제한 체크 |
| 6단계 | 저장 완료 | 저장 버튼 클릭 |
쓰기 암호와 배포용 문서 암호의 차이점
한글에는 쓰기 암호와 배포용 문서 암호라는 두 가지 보안 기능이 있습니다. 이 두 가지는 비슷해 보이지만 작동 방식이 완전히 다릅니다. 쓰기 암호는 문서를 열 때는 암호가 필요 없고, 수정하려고 할 때만 암호를 묻습니다. 배포용 문서 암호는 문서를 열면 이미 모든 편집 기능이 잠겨 있으며, 암호를 입력해야 편집 모드로 전환됩니다.
쓰기 암호를 설정한 문서를 열면 평범한 문서처럼 보입니다. 상단 메뉴도 활성화되어 있고, 내용을 읽을 수 있습니다. 하지만 텍스트를 입력하거나 삭제하려고 하면 암호 입력 창이 뜹니다. 암호를 모르면 읽기만 가능하고 수정은 불가능합니다. 이는 여러 사람이 문서를 공유하지만 특정인만 수정 권한을 주고 싶을 때 유용합니다.
배포용 문서는 처음부터 편집 기능이 모두 비활성화됩니다. 문서를 열자마자 상단 메뉴가 회색으로 변하며, 클릭해도 반응하지 않습니다. 편집하려면 보안 탭에서 배포용 문서 편집을 선택하고 암호를 입력해야 합니다. 암호를 입력하면 일반 문서처럼 편집 가능한 상태로 바뀝니다. 편집이 끝나면 다시 저장하면 배포용 상태가 유지됩니다.
쓰기 암호는 파일 메뉴의 다른 이름으로 저장에서 설정할 수 있습니다. 저장 대화상자 하단에 보안 버튼을 클릭하면 문서 암호 설정 항목이 나타납니다. 여기서 쓰기 암호를 입력하고 저장하면 됩니다. 쓰기 암호는 편집할 때만 암호를 요구하므로, 문서 내용은 누구나 볼 수 있지만 수정은 제한하고 싶을 때 적합합니다.
배포용 문서는 보안 탭에서만 설정할 수 있습니다. 일반 저장 메뉴에는 배포용 옵션이 없으므로, 반드시 보안 탭의 배포용 문서로 저장을 사용해야 합니다. 또한 배포용 문서는 인쇄 제한과 복사 제한 옵션을 추가로 제공하므로, 더 강력한 보안이 필요할 때 사용합니다. 쓰기 암호는 인쇄와 복사를 막지 못합니다.
두 기능을 동시에 사용할 수도 있습니다. 먼저 쓰기 암호를 설정하고, 그 문서를 다시 배포용 문서로 저장하는 식입니다. 하지만 이렇게 하면 관리가 복잡해지므로, 보통은 배포용 문서 하나만 사용하는 것이 편리합니다. 배포용 문서만으로도 충분히 강력한 보안을 제공하기 때문입니다.
인쇄 제한 옵션으로 출력까지 차단하기
배포용 문서의 인쇄 제한 옵션을 체크하면 문서를 받은 사람은 인쇄할 수 없습니다. 인쇄 메뉴를 클릭해도 비활성화되어 있고, Ctrl+P 단축키도 작동하지 않습니다. 파일 메뉴에 들어가도 인쇄 항목이 회색으로 표시되어 선택할 수 없습니다. 이는 문서 내용이 종이로 출력되어 유출되는 것을 막기 위한 기능입니다.
인쇄 제한이 걸린 문서를 받은 사람이 인쇄를 시도하면 아무 반응이 없습니다. 프린터 설정 창 자체가 열리지 않으므로, 인쇄가 불가능하다는 것을 바로 알 수 있습니다. 만약 인쇄를 허용하고 싶다면 배포용 문서로 저장할 때 인쇄 제한 체크를 해제하면 됩니다. 그러면 문서는 읽기 전용이지만 인쇄는 가능한 상태가 됩니다.
인쇄 제한을 해제하면 인쇄 메뉴가 활성화됩니다. 받은 사람은 문서를 열어서 인쇄 버튼을 클릭할 수 있으며, 프린터를 선택해서 출력할 수 있습니다. 하지만 여전히 편집은 불가능하므로, 내용을 수정해서 인쇄할 수는 없습니다. 원본 그대로만 인쇄되므로, 문서의 무결성은 유지됩니다.
인쇄 제한을 걸었는데도 PDF로 변환해서 우회하는 경우가 있습니다. 한글 문서를 PDF로 저장하는 기능도 인쇄의 일종이므로, 인쇄 제한이 걸리면 PDF 저장도 막힙니다. Microsoft Print to PDF나 가상 프린터를 이용한 변환도 모두 차단됩니다. 따라서 인쇄 제한은 꽤 강력한 보안 기능입니다.
하지만 완벽한 보안은 아닙니다. 스크린샷으로 화면을 캡처하거나, 스마트폰 카메라로 찍으면 내용을 복제할 수 있습니다. 또한 인쇄 제한을 해제한 상태로 다시 배포하면 소용이 없습니다. 따라서 매우 중요한 기밀 문서는 배포용 문서로만 보호하지 말고, 워터마크나 DRM 같은 추가 보안 장치를 고려해야 합니다.
인쇄 제한 설정 여부는 나중에 변경할 수 있습니다. 보안 탭에서 배포용 문서 설정 변경 및 해제 메뉴를 선택하고 암호를 입력하면, 인쇄 제한 체크 박스를 다시 조정할 수 있습니다. 처음에는 인쇄를 막았다가 나중에 허용하고 싶다면 이 방법으로 수정하면 됩니다.
복사 방지 기능으로 드래그도 차단
배포용 문서의 복사 제한 옵션을 체크하면 문서의 텍스트를 드래그해서 복사할 수 없습니다. 마우스로 텍스트를 드래그하면 선택은 되지만, Ctrl+C로 복사하려고 하면 아무 반응이 없습니다. 우클릭 메뉴의 복사 항목도 비활성화되어 있어 선택할 수 없습니다. 이는 문서 내용이 다른 곳으로 복사되어 유출되는 것을 막기 위한 기능입니다.
복사 제한이 걸린 문서에서는 Ctrl+A로 전체 선택을 해도 복사가 안 됩니다. 일부 문장만 복사하려고 해도 마찬가지입니다. 심지어 이미지나 표도 복사할 수 없으며, 한글 문서 내에서 다른 프로그램으로 붙여넣기가 불가능합니다. 복사 제한은 텍스트뿐 아니라 문서의 모든 요소에 적용됩니다.
복사 제한을 해제하고 싶다면 배포용 문서로 저장할 때 복사 제한 체크를 해제하면 됩니다. 그러면 문서는 읽기 전용이지만 내용을 복사해서 다른 문서에 붙여넣을 수 있습니다. 예를 들어 참고 자료로 배포하는 문서는 복사를 허용하고, 계약서나 공문처럼 원본 보호가 중요한 문서는 복사를 제한하는 식으로 구분할 수 있습니다.
복사 제한을 걸어도 완벽하게 막을 수는 없습니다. 텍스트 인식 프로그램이나 OCR 기술을 이용하면 이미지로 저장한 뒤 다시 텍스트로 변환할 수 있습니다. 또한 PDF로 변환한 뒤 PDF에서 복사하는 방법도 있습니다. 하지만 이런 우회 방법은 시간이 많이 걸리고 번거롭기 때문에, 대부분의 일반 사용자는 복사를 포기합니다.
복사 제한은 교육 자료나 강의 교안을 배포할 때 유용합니다. 학생들이 내용을 읽고 학습할 수 있지만, 무단으로 복사해서 다른 곳에 게시하는 것을 막을 수 있습니다. 회사에서 내부 자료를 공유할 때도 복사 제한을 걸면 외부 유출 위험을 줄일 수 있습니다. 물론 스크린샷은 막을 수 없으므로, 매우 중요한 기밀은 다른 방법으로 보호해야 합니다.
배포용 문서 암호 변경하는 정석 방법
배포용 문서의 암호를 변경하려면 먼저 문서를 열어야 합니다. 문서를 열면 상단 메뉴가 비활성화되어 있지만, 보안 탭만은 활성화되어 있습니다. 보안 탭을 클릭하고 배포용 문서 설정 변경 및 해제 메뉴를 선택합니다. 그러면 배포용 문서로 저장 대화상자가 다시 열립니다.
대화상자에서 암호 변경 항목을 선택합니다. 현재 암호란에 기존 암호를 입력하고, 새 암호란에 변경할 암호를 입력합니다. 새 암호 확인란에도 같은 암호를 다시 입력해서 오타가 없는지 확인합니다. 암호 변경 버튼을 클릭하면 암호가 즉시 변경되며, 다음번에 편집할 때는 새 암호를 입력해야 합니다.
암호를 변경한 후에는 반드시 문서를 저장해야 합니다. 암호만 변경하고 저장하지 않으면 변경 사항이 적용되지 않습니다. 파일 메뉴에서 저장을 클릭하거나 Ctrl+S를 눌러 저장하세요. 저장 후 문서를 닫았다가 다시 열어보면 새 암호로만 편집 모드 진입이 가능합니다.
암호를 잊어버리면 문서를 수정할 수 없습니다. 한컴오피스 공식 입장은 암호를 모르면 개발자도 복구할 수 없다는 것입니다. 암호 분실 시 문서를 열어서 읽을 수는 있지만, 편집이나 복사가 불가능합니다. 따라서 암호는 반드시 안전한 곳에 메모해 두거나, 비밀번호 관리 프로그램에 저장해야 합니다.
암호를 여러 사람과 공유해야 한다면 보안에 주의해야 합니다. 이메일이나 메신저로 암호를 보낼 때는 문서 파일과 별도로 보내는 것이 안전합니다. 문서와 암호를 한꺼번에 보내면 제3자가 가로챌 경우 보안이 무용지물이 됩니다. 문서는 이메일로 보내고 암호는 전화나 문자로 알려주는 식으로 분리하는 것이 좋습니다.
| 작업 | 메뉴 경로 | 필요 정보 |
|---|---|---|
| 암호 변경 | 보안 → 설정 변경 및 해제 | 현재 암호 + 새 암호 |
| 인쇄 옵션 변경 | 보안 → 설정 변경 및 해제 | 현재 암호 |
| 복사 옵션 변경 | 보안 → 설정 변경 및 해제 | 현재 암호 |
| 배포용 해제 | 보안 → 설정 변경 및 해제 | 현재 암호 |
배포용 문서를 일반 문서로 해제하는 방법
배포용 문서를 다시 일반 문서로 되돌리려면 해제 절차를 거쳐야 합니다. 배포용 문서를 열고 보안 탭에서 배포용 문서 설정 변경 및 해제 메뉴를 선택합니다. 배포용 문서로 저장 대화상자에서 암호 해제 항목을 선택합니다. 현재 암호란에 기존 암호를 정확히 입력하고 해제 버튼을 클릭합니다.
해제 버튼을 누르면 배포용 문서 속성이 즉시 제거되며, 일반 문서로 전환됩니다. 상단 메뉴의 편집 탭, 도구 탭, 표 탭이 모두 활성화되어 자유롭게 편집할 수 있습니다. 인쇄 제한과 복사 제한도 함께 해제되므로, 인쇄와 복사가 가능해집니다. 파일명에서도 배포용 문서 표시가 사라집니다.
해제 후에는 반드시 문서를 저장해야 합니다. 저장하지 않으면 다시 열었을 때 여전히 배포용 상태로 나타날 수 있습니다. 파일 메뉴에서 저장을 선택하거나 Ctrl+S를 눌러 저장하세요. 저장 후 문서를 닫았다가 다시 열어보면 평범한 한글 문서처럼 모든 기능이 작동합니다.
배포용 문서를 해제할 때 암호를 모르면 해제할 수 없습니다. 암호 입력 창에서 틀린 암호를 입력하면 암호가 일치하지 않습니다라는 메시지가 뜹니다. 여러 번 시도해도 암호가 맞지 않으면 해제가 불가능합니다. 이런 경우에는 문서 작성자에게 암호를 문의하거나, 암호를 메모해 둔 곳을 찾아야 합니다.
배포용 문서를 해제하지 않고 편집만 하려면 배포용 문서 편집 메뉴를 사용합니다. 보안 탭에서 배포용 문서 편집을 선택하고 암호를 입력하면 편집 모드로 전환됩니다. 이 상태에서 내용을 수정하고 저장하면 여전히 배포용 문서로 유지됩니다. 다시 열면 편집 기능이 잠긴 상태이므로, 다시 암호를 입력해야 편집할 수 있습니다.
문서 보안 설정 시 주의해야 할 사항
배포용 문서 설정 시 가장 중요한 주의사항은 암호 분실입니다. 암호를 잊어버리면 본인도 문서를 수정할 수 없습니다. 한컴오피스는 암호 복구 기능을 제공하지 않으며, 고객센터에 문의해도 암호를 알려줄 수 없습니다. 암호는 문서 파일 내부에 암호화되어 저장되므로, 개발자도 복호화할 수 없습니다.
암호는 종이에 적어서 안전한 곳에 보관하거나, 비밀번호 관리 프로그램에 저장하세요. 컴퓨터 메모장에 저장하는 것은 위험합니다. 컴퓨터가 고장 나거나 바이러스에 감염되면 메모장 파일도 사라질 수 있습니다. 클라우드 기반 비밀번호 관리 앱을 사용하면 여러 기기에서 암호를 확인할 수 있어 편리합니다.
배포용 문서를 만들기 전에 원본 파일을 따로 백업해 두는 것이 좋습니다. 배포용으로 저장하면 편집이 어려우므로, 나중에 내용을 수정해야 할 경우를 대비해 일반 문서를 별도로 보관하세요. 예를 들어 계약서 원본과 계약서 배포용을 따로 저장하는 식입니다. 원본은 본인만 보관하고, 배포용만 상대방에게 보냅니다.
인쇄 제한과 복사 제한은 필요에 따라 선택하세요. 모든 문서에 두 가지를 다 걸 필요는 없습니다. 참고 자료로 배포하는 문서는 복사를 허용하고, 공식 문서는 복사를 제한하는 식으로 구분하면 됩니다. 인쇄는 대부분 허용하는 편이 사용자 편의성이 높습니다. 인쇄까지 막으면 상대방이 내용을 종이로 확인할 수 없어 불편해할 수 있습니다.
배포용 문서는 한글 2010 이상 버전에서 정상 작동합니다. 구버전 한글로 열면 배포용 설정이 무시될 수 있으므로, 받는 사람의 한글 버전을 확인하는 것이 좋습니다. 만약 상대방이 구버전을 사용한다면 PDF로 변환해서 보내는 것이 더 안전합니다. PDF도 암호와 인쇄 제한을 설정할 수 있으므로 비슷한 수준의 보안을 유지할 수 있습니다.
읽기 전용 파일 속성과의 차이점 비교
한글 문서를 보호하는 방법은 배포용 문서 외에도 읽기 전용 파일 속성이 있습니다. 하지만 두 방법은 보안 수준이 완전히 다릅니다. 읽기 전용은 파일 탐색기에서 파일을 우클릭하고 속성을 선택한 뒤, 일반 탭의 읽기 전용 항목을 체크하는 방식입니다. 이렇게 하면 파일을 열어도 수정이 제한됩니다.
하지만 읽기 전용은 보안이 매우 약합니다. 다시 속성 창을 열어서 읽기 전용 체크를 해제하면 바로 수정 가능한 상태로 바뀝니다. 암호도 필요 없고, 누구나 몇 초 만에 해제할 수 있습니다. 따라서 읽기 전용은 실수로 수정하는 것을 방지하는 정도의 기능이며, 의도적인 변조를 막을 수는 없습니다.
배포용 문서는 암호 없이는 절대 편집할 수 없습니다. 파일 속성을 변경해도 소용없으며, 한글 프로그램 내부에서 보안이 적용되므로 우회가 어렵습니다. 읽기 전용 파일은 다른 프로그램에서 열면 수정이 가능하지만, 배포용 문서는 한글 프로그램으로만 열 수 있고 암호 없이는 편집 모드 진입이 불가능합니다.
읽기 전용은 설정이 간단하다는 장점이 있습니다. 파일 속성 창에서 체크 박스 하나만 클릭하면 되므로, 컴퓨터에 익숙하지 않은 사람도 쉽게 설정할 수 있습니다. 하지만 보안이 약하므로 중요한 문서에는 적합하지 않습니다. 가족끼리 공유하는 문서나 간단한 메모 정도에 사용하는 것이 적절합니다.
배포용 문서는 설정이 조금 복잡하지만 보안이 강력합니다. 한글 프로그램을 실행하고 보안 탭을 찾아야 하며, 암호를 설정하고 옵션을 선택해야 합니다. 하지만 한 번만 익히면 어렵지 않으며, 계약서나 공문처럼 무결성이 중요한 문서는 반드시 배포용으로 설정하는 것이 좋습니다.
| 구분 | 읽기 전용 파일 속성 | 배포용 문서 |
|---|---|---|
| 설정 방법 | 파일 속성 체크 | 보안 탭 메뉴 |
| 해제 난이도 | 매우 쉬움 | 암호 필수 |
| 보안 수준 | 낮음 | 높음 |
| 인쇄 제한 | 불가능 | 가능 |
| 복사 제한 | 불가능 | 가능 |
| 암호 요구 | 없음 | 필수 |
한글 2024 최신 버전의 보안 기능 향상
한글 2024 버전에서는 배포용 문서 기능이 더욱 강화되었습니다. 기존 버전에서는 인쇄 제한과 복사 제한만 가능했지만, 2024 버전에서는 유효기간 설정 기능이 추가되었습니다. 문서에 유효기간을 설정하면 지정한 날짜가 지나면 자동으로 열리지 않습니다. 이는 계약서나 제안서처럼 시한이 있는 문서에 유용합니다.
워터마크 기능도 개선되었습니다. 배포용 문서로 저장할 때 워터마크 옵션을 선택하면 문서 전체에 기밀 또는 사본 같은 텍스트가 희미하게 표시됩니다. 워터마크는 복사본임을 명확히 나타내므로, 원본과 사본을 구분하는 데 도움이 됩니다. 워터마크는 인쇄해도 함께 출력되므로, 종이로 유출돼도 사본임을 알 수 있습니다.
한글 2024는 PDF 변환 시에도 보안 옵션을 유지합니다. 배포용 문서를 PDF로 변환하면 PDF에도 암호와 인쇄 제한이 그대로 적용됩니다. 이전 버전에서는 PDF로 변환하면 보안이 풀렸지만, 2024 버전에서는 보안을 유지한 채 변환할 수 있습니다. 한글 프로그램이 없는 사람에게 문서를 보낼 때 유용합니다.
클라우드 동기화 기능도 추가되었습니다. 한컴독스 클라우드에 배포용 문서를 저장하면 여러 기기에서 동일한 보안 설정으로 문서를 열 수 있습니다. 스마트폰이나 태블릿에서도 배포용 문서를 열어 내용을 확인할 수 있으며, 암호를 입력하면 모바일에서도 편집 가능합니다.
보안 로그 기능도 강화되었습니다. 배포용 문서를 누가 언제 열었는지, 편집 시도는 있었는지 기록할 수 있습니다. 기업 환경에서 문서 유출 경로를 추적할 때 유용합니다. 로그는 문서 작성자만 확인할 수 있으며, 암호 없이는 로그를 볼 수 없습니다. 이 기능은 한글 2024 프로 버전에서만 제공됩니다.
배포용 문서 활용 사례와 실전 팁
배포용 문서는 다양한 상황에서 활용할 수 있습니다. 회사에서 인사발령 공문을 배포할 때 배포용으로 설정하면 직원들이 내용을 확인하되 임의로 수정할 수 없습니다. 급여명세서나 평가서처럼 개인 정보가 담긴 문서도 배포용으로 만들면 복사와 인쇄를 제한해 유출을 방지할 수 있습니다.
학교에서는 가정통신문이나 시험 문제를 배포용으로 설정합니다. 학부모나 학생이 내용을 변경해서 다른 사람에게 보내는 것을 막을 수 있습니다. 특히 시험 문제는 복사 제한을 걸어 문제 유출을 차단하고, 인쇄 제한을 걸어 종이로 배포되는 것도 막을 수 있습니다. 교사만 암호를 알고 있으면 안전합니다.
프리랜서나 개인 사업자는 견적서나 제안서를 배포용으로 만듭니다. 고객에게 견적서를 보낼 때 금액이나 조건이 임의로 수정되는 것을 방지할 수 있습니다. 제안서도 경쟁사에 유출되지 않도록 복사 제한을 걸 수 있습니다. 계약이 성사되기 전까지는 배포용으로 유지하고, 계약 후에는 일반 문서로 해제해서 보관하는 방식입니다.
법률 사무소나 세무 사무소에서는 계약서와 법률 문서를 배포용으로 설정합니다. 계약서는 양 당사자가 합의한 내용을 담고 있으므로, 한쪽이 임의로 수정하면 안 됩니다. 배포용 문서로 만들면 원본 그대로 보관되며, 나중에 분쟁이 생겨도 원본 확인이 가능합니다. 암호는 담당 변호사나 회계사만 알고 있으면 됩니다.
정부 기관이나 공공기관에서는 공문과 고시를 배포용으로 만듭니다. 공문은 공식 문서이므로 변조되면 안 되며, 배포용으로 설정하면 원본 무결성을 보장할 수 있습니다. 국민에게 배포하는 정책 자료도 배포용으로 만들어 잘못된 정보가 유통되는 것을 막습니다. 인쇄는 허용하고 복사는 제한하는 방식으로 설정하는 경우가 많습니다.
암호 분실 시 문서 복구 가능성과 대처법
배포용 문서의 암호를 잊어버리면 복구할 방법이 거의 없습니다. 한컴오피스 공식 입장은 암호 분실 시 개발자도 복구할 수 없다는 것입니다. 암호는 문서 파일 내부에 SHA-256 같은 강력한 암호화 알고리즘으로 저장되므로, 역산이 불가능합니다. 무작위 대입 공격으로 암호를 찾으려 해도 수십 년이 걸릴 수 있습니다.
암호 복구 프로그램이라고 광고하는 제품들이 있지만, 대부분 효과가 없거나 악성 코드입니다. 일부 프로그램은 간단한 암호는 찾아낼 수 있지만, 복잡한 암호는 복구 불가능합니다. 또한 이런 프로그램을 사용하면 문서 파일이 손상될 위험도 있습니다. 공식적으로 지원되지 않는 방법이므로 시도하지 않는 것이 좋습니다.
암호를 잊어버렸을 때 유일한 희망은 자동 저장 파일입니다. 한글 프로그램은 작업 중 자동으로 임시 파일을 저장합니다. 문서 메뉴의 최근 문서에서 자동 저장 파일을 찾아보세요. 자동 저장 파일은 배포용 설정이 적용되기 전 상태일 가능성이 있으므로, 암호 없이 열 수 있습니다. 하지만 최신 내용은 포함되지 않을 수 있습니다.
암호 분실을 예방하는 가장 좋은 방법은 암호 관리입니다. 암호는 종이에 적어서 금고에 보관하거나, 비밀번호 관리 앱에 저장하세요. 1Password, LastPass, Bitwarden 같은 앱은 암호를 안전하게 암호화해서 저장하며, 여러 기기에서 동기화할 수 있습니다. 한글 문서 암호라는 카테고리를 만들어 관리하면 편리합니다.
중요한 문서는 배포용으로 만들기 전에 원본을 백업하세요. 배포용 파일과 일반 파일을 따로 저장하면, 암호를 잊어버려도 원본 파일을 수정할 수 있습니다. 예를 들어 계약서_원본.hwp와 계약서_배포용.hwp로 나눠서 저장하는 식입니다. 원본은 본인만 볼 수 있는 안전한 곳에 보관하고, 배포용만 외부에 보냅니다.
문서 보안과 함께 사용하는 추가 보호 방법
배포용 문서만으로는 완벽한 보안을 보장할 수 없습니다. 스크린샷이나 카메라 촬영으로 내용을 복제할 수 있으므로, 추가 보호 방법을 함께 사용하는 것이 좋습니다. 가장 간단한 방법은 워터마크를 삽입하는 것입니다. 한글의 배경 탭에서 워터마크를 추가하면 문서 전체에 기밀이나 사본 같은 텍스트가 반투명하게 표시됩니다.
페이지 번호와 함께 날짜와 시간을 삽입하는 것도 유용합니다. 머리말이나 꼬리말에 작성일자와 배포 일시를 넣으면, 나중에 문서가 언제 작성됐는지 추적할 수 있습니다. 유출된 문서를 발견했을 때 원본 확인이 쉬워집니다. 예를 들어 2025년 11월 30일 배포 - 외부 유출 금지 같은 문구를 넣는 식입니다.
DRM 솔루션을 도입하면 더 강력한 보안을 적용할 수 있습니다. DRM은 Digital Rights Management의 약자로, 문서 열람 권한을 서버에서 관리하는 시스템입니다. 권한이 있는 사람만 문서를 열 수 있고, 열람 기록도 서버에 남습니다. 기업 환경에서는 Fasoo, MarkAny 같은 DRM 솔루션을 많이 사용합니다.
문서를 PDF로 변환해서 배포하는 것도 대안입니다. PDF는 한글보다 보안 옵션이 다양하며, Adobe Acrobat을 이용하면 암호, 인쇄 제한, 복사 제한을 모두 설정할 수 있습니다. 또한 PDF는 한글 프로그램이 없어도 열 수 있으므로, 받는 사람의 편의성도 높습니다. 한글 2024는 배포용 문서를 PDF로 변환할 때 보안 설정을 유지합니다.
이메일로 문서를 보낼 때는 암호화된 첨부 파일로 보내세요. 지메일이나 아웃룩은 첨부 파일 암호화 기능을 제공합니다. 이메일 자체에 암호를 걸면 제3자가 가로채도 열 수 없습니다. 암호는 문서 파일과 별도로 문자나 전화로 알려주는 것이 안전합니다. 이메일과 암호를 함께 보내면 보안이 약해집니다.
공식 참고 링크 안내
배포용 문서 설정은 한글에서 제공하는 강력한 보안 기능입니다. 암호를 설정하고 인쇄·복사 제한을 걸면 문서의 무결성을 완벽히 보호할 수 있습니다. 암호만 잊지 않으면 언제든 편집할 수 있으므로, 암호 관리에 신경 쓰세요. 중요한 문서는 반드시 배포용으로 설정해서 무단 변조와 유출을 막으시기 바랍니다.
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